Comment organiser une Assemblée Générale Annuelle de Copropriétaires Facilement?

L’assemblée générale annuelle de copropriétaires constitue un moment clé dans la gestion d’une copropriété. Elle se tient une fois par an et joue un rôle crucial dans la prise de décisions importantes qui influent sur la vie collective et les finances des copropriétaires.

Le conseil d’administration a la responsabilité de préparer, convoquer et tenir l’assemblée tout en veillant à la mise en œuvre des décisions adoptées. Une bonne organisation et une connaissance approfondie des règles applicables sont essentielles pour assurer la clarté et l’efficacité des résolutions prises.

Étape 1 : Préparer l’Assemblée

Une préparation rigoureuse garantit le bon déroulement de l’assemblée. Voici les éléments essentiels à considérer :

Registre des copropriétaires

Pour éviter d’exclure un copropriétaire du processus de convocation, le conseil d’administration doit maintenir un registre à jour contenant les copies des titres de propriété et les coordonnées des copropriétaires, y compris leur adresse de résidence. Cette information permet de transmettre les avis de convocation correctement et dans les délais prescrits.

Étape 2 : Convoquer les Copropriétaires

Quand convoquer ?

L’assemblée doit être convoquée une fois par an, elle doit avoir lieu au maximum 90 jours après la fin de l'année financière du syndicat. Il est important de choisir une date qui encourage une participation maximale. Évitez les périodes comme la veille des congés fériés ou les vacances estivales. En cas de besoins spécifiques (urgence ou adoption d’un budget), des assemblées extraordinaires peuvent être organisées.

Documentation à transmettre

Avant l’assemblée, le conseil doit préparer et envoyer aux copropriétaires l'avis de convocation :

• La date, l'heure et le lieu de la rencontre.

• L'ordre du jour.

• Les états financiers.

• Le budget.

• Les projets de résolutions.

• Les documents nécessaires pour éclairer les décisions à prendre (par exemple, les modifications proposées à la déclaration de copropriété).

Préparer l’Ordre du Jour

Un ordre du jour clair et précis est indispensable pour éviter toute contestation ultérieure. Les points suivants doivent généralement y figurer :

1. Quorum et ouverture de l’assemblée.

2. Élection du président et du secrétaire de l’assemblée.

3. Lecture et adoption de l’ordre du jour.

4. Rapport du conseil d’administration.

5. Présentation des états financiers de l’exercice écoulé.

6. Consultation sur le budget prévisionnel.

7. Approbation de projets spécifiques (travaux, modifications à la déclaration de copropriété, acquisitions ou aliénations).

8. Travaux à faire cette année.

9. Varia.

10. Élection des administrateurs.

11. Levée de l’assemblée.

    
    

Étape 3 : Rédiger le Procès-Verbal

Le procès-verbal est un document officiel qui atteste des délibérations et des décisions prises lors de l’assemblée. Il doit être rédigé et distribué à tous les copropriétaires dans les 30 jours suivant la réunion et inclure :

• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée.

• Une explication des principaux points abordés.

• Le type d’assemblée (annuelle, extraordinaire, etc.).

• Le nombre de copropriétaires présents ou représentés et leurs voix.

• Les résolutions adoptées, accompagnées des résultats de chaque vote.

• Le mode de scrutin utilisé.

• L’heure de la levée de l’assemblée.

En suivant ces étapes, vous pouvez garantir une assemblée de copropriétaires organisée, productive et conforme aux exigences légales.