Bien Choisir un Gestionnaire pour un Petit Syndicat de Copropriété

Pourquoi faire appel à un gestionnaire externe ?

De nombreux petits syndicats de copropriété choisissent de confier certaines tâches à un gestionnaire externe en raison d’un manque de temps, de connaissances ou d’expertise au sein du conseil d’administration (C.A.). Ce besoin grandissant reflète la complexité accrue de la gestion des immeubles et des obligations administratives.

Cette tendance se manifeste souvent après l’assemblée générale annuelle, où les administrateurs, réélus à l’unanimité, réalisent qu’ils souhaitent déléguer les tâches opérationnelles pour se concentrer sur leur rôle décisionnel prévu dans la déclaration de copropriété. Ils préfèrent éviter des responsabilités comme la tenue de livres ou la rédaction d’avis (convocations, cotisations, rappels), qui exigent du temps et une expertise particulière.

Obstacles rencontrés par les petits syndicats

Les petits syndicats, souvent composés de moins de 50 unités, se heurtent parfois à un refus des grandes firmes de gestion, qui privilégient les mandats de syndicats de taille moyenne ou grande. Ces firmes, en raison de leurs frais d’exploitation élevés, ne jugent pas rentable de gérer de petits immeubles.

Cependant, des alternatives existent grâce aux gestionnaires indépendants et aux petites firmes de gestion, qui proposent des services adaptés et flexibles, avec une approche plus personnalisée. Ces professionnels offrent une gestion à échelle humaine, souvent à des tarifs plus abordables, tout en conservant un niveau de qualité satisfaisant.

Pourquoi les petits syndicats externalisent-ils leur gestion ?

Voici quelques raisons principales expliquant cette demande croissante de gestion externe ou d’accompagnement :

• Complexité croissante des immeubles vieillissants : Les copropriétés nécessitent davantage de rénovations et de travaux de conservation.

• Manque de connaissances sur les rôles et obligations : Une mauvaise gestion peut affecter la valeur de l’immeuble et sa revente.

• Conflits d’intérêts et impartialité : Certains copropriétaires peinent à dissocier leurs intérêts personnels des décisions collectives.

• Faible engagement des copropriétaires : Une indifférence ou un manque d’implication alourdit la charge du C.A.

• Communication déficiente : Des problèmes de communication créent des tensions au sein de la copropriété.

  
  

Types de gestion offerts

Les services de gestion pour un petit syndicat peuvent être adaptés en fonction des besoins spécifiques :

• Accompagnement ponctuel : Soutien pour des tâches spécifiques ou des situations uniques.

• Gestion à la carte : Externalisation de certaines fonctions, comme la comptabilité ou l’entretien technique.

• Gestion complète : Le gestionnaire prend en charge toutes les tâches courantes du syndicat.

• Formation : Une option pour renforcer les compétences des administrateurs et les aider à mieux comprendre leurs responsabilités.

  
  

Étape 1 : Identifier les besoins de gestion

Avant de chercher un professionnel, il est essentiel de définir précisément les besoins du syndicat. Cela peut inclure :

• Gestion financière : Préparation des budgets, suivi des comptes, gestion des cotisations, etc.

• Gestion administrative : Organisation des réunions, rédaction des procès-verbaux, tenue du registre de l’immeuble, etc.

• Gestion opérationnelle : Supervision des inspections périodiques, des travaux d’entretien, et des urgences.

• Gestion communicative: Modération des interractions et communications entre les parties.

  
  

Pour établir ces besoins, consultez la déclaration de copropriété et n’hésitez pas à demander conseil à un professionnel qualifié, comme un membre de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (Adm.A.).

Étape 2 : Trouver le bon gestionnaire

Lorsque vous recherchez un gestionnaire, tenez compte des points suivants :

• Expérience et compétences : Vérifiez que le professionnel possède l’expertise nécessaire (opérationnelle, financière, administrative, etc.).

• Références : Prenez le temps de contacter d’autres syndicats pour obtenir des avis sur le gestionnaire ou la firme.

• Statut professionnel : Privilégiez, si possible, un gestionnaire membre d’un ordre professionnel, comme l’Ordre des Adm.A., qui garantit une formation rigoureuse et un code de déontologie.

Demandez au moins trois soumissions pour comparer les services et les coûts. Avant de signer un contrat, assurez-vous de vérifier les antécédents du professionnel, son assurance responsabilité et son dossier juridique, le cas échéant.

Combien coûte un gestionnaire pour un petit syndicat ?

Les coûts varient en fonction des services demandés et du temps requis. Voici quelques points à retenir :

• Les honoraires peuvent être calculés par unité, à l’acte, ou selon un tarif horaire.

• Le montant par porte par mois varie entre 35$ et 70$ selon le besoin de la copropriété.

• Un tarif trop bas peut être un signal d’alarme quant à la qualité des services offerts (ex: pas de communication, pas de services).

  
  

Importance d’une collaboration efficace

Peu importe le professionnel choisi, il est crucial d’établir une collaboration claire entre le gestionnaire et le conseil d’administration. Le C.A. conserve son rôle décisionnel et doit rester informé des actions entreprises. De son côté, le gestionnaire doit agir avec diligence, transparence et dans le meilleur intérêt de la copropriété.

En choisissant un gestionnaire adapté, les petits syndicats peuvent bénéficier d’une gestion efficace et personnalisée, tout en déchargeant les administrateurs de tâches trop lourdes ou techniques.